Как снизить издержки и сохранить компанию в кризис

Этому был посвящен вебинар на площадке Российско-Германской внешнеторговой палаты. Эксперты компании «Альянс Консалтинг» в составе ГК АКИГ рассказали о методах оптимизации расходов на персонал, применении инструментов планирования численности и технологиях сокращения фонда оплаты труда, позволяющих минимизировать потери для бизнеса, а также привели примеры из разных отраслей экономики.

— Наша цель — найти оптимальную точку, баланс между тем, как мы, с одной стороны, минимизируем издержки, а с другой — хотим сохранить и в дальнейшем масштабировать бизнес, — сказала директор департамента управленческого консалтинга «Альянс Консалтинг» Анна Макарова.

Снижение издержек касается разных направлений деятельности компании, но, пожалуй, один из самых сложных вопросов — сокращение расходов на персонал. Также под оптимизацию могут попасть программы, связанные с развитием и обучением сотрудников, и т. д. Все зависит от ситуации в конкретной фирме.

Заместитель руководителя Практики управления изменениями «Альянс Консалтинг» Сергей Байтеряков отметил, что подобные изменения таят в себе целый набор рисков и без понимания того, как их просчитать, заниматься сокращением фонда оплаты труда не рекомендуется.

Эксперты «Альянс Консалтинг» подчеркнули, что принимаемые меры, особенно в крупных компаниях, необходимо оцифровывать. Без аналитических систем управлять изменениями крайне сложно и можно упустить ряд важных деталей.

Как правило, для оптимизации рассчитываются три сценария — оптимистичный, реалистичный и пессимистичный, которые определяются на основе экономических прогнозов и нюансов работы компании.

— Есть семь типов рисков, — продолжил Сергей Байтеряков. — Один из наших клиентов — компания непроизводственной сферы — решил в первую очередь рассматривать три нижних типа: демотивация производительности, репутационный риск, потеря сотрудников. В другой компании на первый план могут выходить иные риски — правовые или связанные с остановкой бизнес-процессов.

Когда в одной из фирм обсуждали отмену бесплатных обедов, все согласились, что это низкорискованное мероприятие. Но когда подняли вопрос заморозки премий на три месяца, было очень бурное обсуждение. Почему это оказался риск среднего уровня? У нас люди, говорили руководители, очень недоверчивы, и если мы им заявим сейчас, что пройдет заморозка премий, то они скажут, что мы вообще не собираемся платить честно заработанные деньги, и начнут искать другую работу. Соответственно, чтобы избежать таких рисков, руководители договаривались с сотрудниками об отложенных выплатах премиальной части.

— Наш подход с оценкой рисков дает материал для такого анализа. Она позволяет сделать правильный выбор по сокращению расходов на персонал, сделать его осознанным. Это очень важно, — подчеркнул Байтеряков.

В каждой отрасли свои решения

Эксперты «Альянс Консалтинг» также рассказали об особенностях в разных отраслях. Например, в IT-сфере спрос на персонал вырос, несмотря на то, что повсеместно идут сокращения и заморозился наем. Есть исследования, что переход на удаленку привел почти к 60-процентному падению производительности труда. В связи с этим IT-отрасль тоже просела, в том числе и потому, что нет денег на оплату услуг, но она рассчитывает либо на рост, который уже произошел во время кризиса, либо на рост сразу после него. Поэтому в сфере IT стараются не предпринимать никаких жестких мер, которые бы могли оттолкнуть сотрудников. Как действовать в таких условиях?

Сергей Байтеряков привел в пример интересный кейс. В одной из компаний людям дали возможность выбрать процент от зарплаты, который будет сокращен сейчас, но компенсирован в будущем.

Планировалось, что будет 20-процентное уменьшение расходов на ФОТ, но произошло снижение на 25,5%. То есть люди проявили большую инициативу, чем ожидалось. Это происходило на фоне недополучения внешнего финансирования и помогло на тот момент решить проблемы. К счастью, сложный период позади и фирма уже через месяц планирует возвращать зарплаты на прежний уровень.

Если говорить о компаниях в торговой сфере, то там всерьез задумались об экономии. Притом что не до конца понятен масштаб бедствия. Там, где возможно, произошли ситуационные переводы на меньший рабочий день или какие-то минимальные зарплаты, перевод в неоплачиваемые отпуска и т. д. Но руководство еще не готово принимать окончательные решения, потому что есть полное непонимание, что будет с бизнесом после выхода из карантина. То же самое в сфере ресторанного бизнеса. Поскольку ситуация непредсказуемая, то были приняты экстренные меры, но в той логике, что после карантина нужно будет пересматривать ситуацию еще раз.

— Ожидание восстановления спроса, мне кажется, отличает сегодняшний кризис от всех предыдущих, которые мы переживали, — добавила Анна Макарова.

Два взгляда на удаленку

— Эффективность удаленной работы очень сильно зависит от того, как ваша работа была организована до кризиса и насколько все ваши процессы были цифровизированы, — сказал Сергей Байтеряков. — Например, у нас в «Альянс Консалтинг», как и в ГК АКИГ, перевод на удаленную работу прошел буквально за один день. У нас и до этого все процессы были отлажены таким образом, что можно было работать как из офиса, так и из дома или командировок. Уровень цифровизации и так был весьма высок. Однако по нашим клиентам мы наблюдали разную картину. Вдруг выяснилось, что, например, IT-отдел просто не справляется с поставленной задачей и первые две-четыре недели компании штормило и люди не могли нормально работать.

Эксперт выделил два варианта удаленной работы, которые тесно завязаны на корпоративную культуру. Одна тенденция — это микроменеджмент, благо современные IT-системы позволяют его организовать. Дробим задачи на минимальные размеры и постоянно оцениваем их воплощение. И это неплохо работает для ряда бизнесов. Второй подход ровно противоположный. Сотрудникам дают проявлять инициативу. Им говорят: нам нужно к такому-то сроку получить такой-то результат — и дальше специалисты сами организуются в проектные команды и выполняют работу, запрашивая при необходимости помощь и поддержку. Это тоже практичная схема, она хорошо заработала там, где ранее были схожие процессы.

— Я бы говорил так: часть бизнеса почувствовала большую выгоду от того, что была внедрена удаленная работа, — сказал Сергей Байтеряков. — Я не очень верю в те цифры, которые были опубликованы, что 90% людей довольны, но значительная часть людей почувствовала возможность так работать. Поэтому безусловно, какая-то часть бизнеса останется полностью или частично на удаленном формате, равно как и часть компаний увидела, что не может так работать, что удаленная работа противоречит корпоративной культуре и снижает эффективность. Вывод: кризис вскрыл и усилил те тенденции, которые существовали ранее, и ускорил переход на новый уровень организации труда.