Период стремительных изменений условий ведения бизнеса – подходящее время, для того чтобы задуматься о путях оптимизации. Сейчас многие оперативные процессы в компании приходится перестраивать, и это отличная возможность приступить к «пересборке» бизнеса, одновременно выводя его на новый технологический уровень. Повышение эффективности работы, сокращение операционных расходов, сохранение конкурентных преимуществ в будущем – все эти задачи давно и хорошо решаются с помощью внедрения средств автоматизации.

Некоторые бизнес-процессы подходят для автоматизации лучше других: достаточно выделить те задачи, которые содержат в себе высокую долю рутинного ручного труда, и передать эти задачи цифровой платформе, оставив профильным сотрудникам только сложные и творческие задачи.

Так, к примеру, хорошие результаты показывает внедрение соответствующих цифровых инструментов в бухгалтерские и юридические процессы. Такие средства помогают здесь не только резко уменьшить нагрузку на сотрудников, но и избежать ошибок, связанных с человеческим фактором.

Куда менее распространены среди компаний знания о том, как автоматизация может помочь в решении задач поиска и найма сотрудников, управления жизненным циклом персонала и снижения затрат на эти мероприятия.

Почему HR пора автоматизировать

В постоянно меняющимся мире HR-специалисты по сути оказываются на передовой любых кардинальных изменений. Экстренное расширение штата, развитие нового направления бизнеса, изменение условий труда и оплаты: HR – именно то подразделение, которое работает непосредственно с сотрудниками. Пандемия убедительно показала, что именно HR-специалисты более других подвержены связанному с кризисом стрессу. Сотрудники, одной из задач которых является удержание персонала от выгорания, выгорают сами.

Поэтому, в первую очередь, следует задуматься над оптимизацией процессов для разгрузки HR - менеджеров, поскольку их мотивация напрямую влияет на настроение всех сотрудников.

Например, по данным исследования, проведенного CareerBuilder, каждый кадровик в среднем тратит 14 часов в неделю на рутинные процессы не требующие высокой квалификации. У 28% специалистов по персоналу на это уходит 20 часов и более.

А специалисты консалтингового агентства McKinsey оценивают потенциал автоматизации в HR в 56% от всех типичных задач, если техническое решение совмещает в себе возможности технологий роботизации процессов (RPA), машинного обучения и чатботов.

Сегодня HR-автоматизация — это необходимая потребность,позволяющая освободить время менеджеров и дать им возможность работать над творческими стратегическими задачами, не отвлекаясь на рутинные процессы.

Какие кадровые процессы подлежат автоматизации

Очевидно, что полностью отдать кадровые вопросы на откуп цифровым системам невозможно. Как бы далеко не шагнули технологии, задачи управления персоналом подразумевают и, скорее всего, всегда будут подразумевать личное общение HR-специалиста с соискателями, сотрудниками и увольняющимися. Однако есть достаточно много направлений, которые уже «по зубам» техническим системам.

Среди них:

• - Административный документооборот, включая вопросы, связанные с наймом, увольнением и оплатой труда;
• - Система оповещений сотрудников о событиях, имеющих отношение к службе HR;
• - Поиск, первичный скоринг, привлечение и пребординг / онбординг новых сотрудников;
• - Организация процессов внутреннего обучения сотрудников, оценка их текущей квалификации, подбор персонала для формирования эффективных рабочих групп;
• - Адаптация новых сотрудников, выдача доступов к информационным системам, а также их изъятие при увольнении;
• - Другие организационные процессы, связанные с увольнением, включая выходные собеседования;
• - Табель учета рабочего времени, больничных, отпусков и выходных;
• - Отслеживание результатов работы сотрудников, включая премирование, дисциплинарные взыскания и увольнение.

Это очень примерный перечень задач, который можно реализовать в рамках практически любой организации. При этом всегда остается простор для передаче вычислительным системам специфических функций, характерных для компаний из той или иной конкретной отрасли.

В качестве примера можно привести компанию HP. Она обратилась к разработчикам из Growth Engineering для создания автоматизированной обучающей онлайн-платформы с элементами геймификации для своих менеджеров по продажам. Встроенная система мотивации помогла им в кратчайшие сроки усвоить большой массив знаний в области кибербезопасности.

Какие недостатки несут в себе средства автоматизации HR

Выше уже говорилось, что полностью алгоритмизировать работу HR-департамента вряд ли возможно, но это нельзя считать недостатком. Все-таки люди должны общаться с людьми хотя бы на некоторых этапах воронки найма и, конечно, в дальнейшем.

К реальным недостаткам подобных систем можно отнести их разрозненность и «лоскутность». Компании, принимаясь за внедрение средств автоматизации, стараются осваивать один бизнес-процесс за другим, зачастую обращаясь для этого к разным поставщикам. В итоге это ведет к тому, что внедрение затягивается и становится очень дорогим.

Каждый отдельный инструмент необходимо интегрировать со всеми остальными, уже внедренными, с нуля создавать технические «мостики» между ними. А потом долго тестировать результат, ведь ошибка в том или ином кадровом процессе может привести к самым неожиданным результатам.

Еще одним моментом, который может замедлить внедрение HR-инструментов, является необходимость переобучения персонала. Это, скорее всего, приведет к необходимости повышать уровень технической грамотности всего отдела кадров.

Современный ИИ уже вполне способен найти кандидата, оценить его резюме, провести первичный скоринг и даже предварительное интервью с помощью чат-бота. Это, пожалуй, самый объемный фронт работ, связанный с наймом, который можно полностью доверить информационной системе.

Как посчитать ROI от внедрения средств автоматизации HR

Главные показатели эффективности внедрения автоматических процессов в HR лежат в плоскости вовлеченности. Замеры ее уровня убедительно показывают, что освобождение от рутины ведет к росту показателя.

Нужно учитывать и непосредственный эффект от снижения нагрузки на самих HR-специалистов. Они экономят массу времени, им становятся доступны инструменты привлечения максимально релевантных соискателей, период адаптации нанятого персонала сокращается и каждый из этих процессов становится частью финального ROI.

Кроме того, достаточно несложно подсчитать выгоду, которую компания получает от снижения уровня текучести персонала. Это экономия на оформлении, онбординге, обучении и т.д. – вполне осязаемые суммы.

Не будем забывать, что налаженные кадровые процессы влияют и на позиционирование компании в глазах кандидатов. Полная прозрачность всех этапов найма, возможность использовать цифровые интерфейсы – все это не только ускоряет процесс получения оффера, но и способствует укреплению HR-бренда компании на рынке труда.

Ольга Добрякова, Заместитель генерального директора, Директор департамента стратегического развития, маркетинга и коммуникаций ГК "Иннотех"

Фото: Pexels