В последние годы появилось множество сервисов, которые позволяют «оцифровать» рутину, а вынужденный перевод сотрудников на удаленку из-за пандемии стал катализатором для автоматизации бизнес-процессов. Однако на практике этот тренд развивается не так быстро, как можно предположить: исследования показывают, что каждая вторая компания в России до сих пор использует для управления рабочими процессами таблицы Excel. Особенно сложно автоматизацию воспринимают в производственных компаниях, но здесь есть свои исключения. Антонина Прозорова, руководитель службы персонала «ROCKWOOL Россия», рассказала, как автоматизация помогает управлять предприятием со штатом в 10 тысяч человек.

Автоматизация подбора персонала. Опыт использования Talantix (облачная CRM-система)

Подбор узких специалистов в производственную компанию – задача непростая и амбициозная, она требует сразу и скорости принятия решений, и работы с кадровым резервом, и тесного взаимодействия с заказчиками подбора. В то же время в нашей компании есть и массовые вакансии, которые собирают по 200 и более откликов от соискателей – чтобы управлять таким пулом кандидатов мы раньше вручную обрабатывали все резюме, на то требовалось немало времени и сил. Решением стала автоматизация подбора при помощи облачной CRM-система Talantix, разработанной в компании hh.ru.

У нас было несколько целей: во-первых, дать руководителям возможность оперативного доступа ко всей информации по подбору персонала в их команду (включая аналитику по подбору); во-вторых, иметь общую базу кандидатов, чтобы не только работать по актуальным позициям, но и формировать кадровый резерв; в-третьих, повысить скорость коммуникации с менеджером по вопросам, касающимся подбора и др.

За полгода после начала использования этого инструмента можно сказать, что мы добились поставленных целей:

• Мы можем эффективнее управлять процессом и реагировать на любые изменения (и внешние, и внутренние).
•  
• Скорость закрытия вакансии сократилась на 25% при высоком уровне удовлетворенности менеджеров.
•  
• Мы автоматизировали взаимодействие между менеджерами и кандидатами. Руководитель отдела получает доступ ко всей информации по подбору, может сам просматривать резюме и выбирать наиболее интересных для себя кандидатов, а также получать ежедневную аналитику. Зачастую менеджеры не видят той работы, которая предшествует представлению кандидата, идеализируют рынок, а работая в Talantix, они ежедневно получают информацию о количестве обработанных резюме, звонках кандидатам и их результатах, о воронке подбора. Мы сократили время на коммуникацию с кандидатом путем автоматической отправки подтверждений по встречам, ссылок на интервью и тестовых заданий. Если раньше рекрутер тратил на это не менее часа в день, то сейчас это буквально несколько минут.
•  
• Мы начали вести удобный кадровый резерв: информация по кандидатам сохраняется в системе, при наличии новых вакансий к ним можно вернуться, сократив время на поиски резюме. Важно, что этот функционал реализуется в полном соответствии с российскими законами о персональных данных.

Управление эффективностью сотрудников. Опыт использования HRIS (HR Information System) Workday

Работа с персоналом – это не только собственно подбор, но и дальнейшее развитие сотрудников. В компании, штат которой превышает 10 тысяч человек, а офисы и производственные площадки удалены друг от друга, такая задача без использования цифровых сервисов просто невыполнима.

Мы начинали с бумажных форм: подготовили шаблоны, которые использовались для подготовки обеих сторон, затем все сводили в общую форму, распечатывали, подписывали и хранили до следующего раза. Далее мы создали похожую форму на sharepoint и это стало удобнее с точки зрения редактирования и сохранения истории. Но такой подход точно нельзя назвать оптимальным.

Впоследствии у нас появилась быстрая и удобная аналитика, более комфортное управление постановкой и оценкой достижении целей. Но, конечно, как и с любой другой системой, нам потребовалось обучать пользователей.

Наш опыт использования этого инструмента позволяет выделить два основных преимущества:

• Мы видим значительную эффективность и со стороны руководителя, и со стороны сотрудника. Процесс постановки целей и оценки их достижения прозрачен для обеих сторон, в результате каждый участник понимает свои цели и статус по прогрессу.
•  
• Мы, как компания, имеем возможность каскадировать глобальные цели бизнеса в конкретные задачи каждого подразделения и сотрудника, чтобы каждый понимал свой вклад в достижение общих идей. Обязательная часть этого процесса – обратная связь от сотрудника к менеджеру, от менеджера к сотруднику. Кроме того, есть возможность запросить обратную связь кроссфункционально.
•  
• Для процессов не требуется дополнительного бумажного документооборота.

Результат здесь выражается не в повышении скорости, а в том, что теперь сотрудник является полноценным участником процесса постановки целей и напрямую влияет на свою эффективность. Он может делиться обратной связью с руководителем и коллегами, понимает, как и по каким критериям оценивают его вклад в общий результат команды. Это влияет на вовлеченность и лояльность сотрудника - ключевые показатели, которые мы ежегодно измеряем с помощью опросов.

Автоматизация кадровых процессов. Опыт использования 1С

При большом штате и гибридном формате работы очень остро встает вопрос с кадровым документооборотом. У «ROCKWOOL Россия» есть четыре завода и несколько офисов, то есть сотрудник может находиться в разных локациях с руководителем и HR-командой. В результате банальная подача заявления на отпуск могла превратиться в длительную процедуру с огромным количеством действующих лиц. Сотруднику приходилось отправлять заявление на отпуск почтой или с курьером своему руководителю на подпись, а затем аналогичным образом - в отдел кадров.

Затем прямо в системе заявление согласуется с руководителями, впоследствии нужно только подписать оригиналы документов: основной регламентированный кадровый учет у нас ведется на бумажных носителях. Сейчас мы рассматриваем внедрение электронного документооборота, встает вопрос об электронной подписи, при наличии которой распечатывать вообще ничего не придется.

Мы используем несколько лучших в своем роде систем, но каждая из них заточена под свою группу процессов. Плюс в том, что каждая система полностью отвечают поставленной задаче и ведет к лучшему результату и пользе для бизнеса. Минус - в том, что эти системы разрозненные и при необходимости синхронизации данных возникают трудности. Однако даже при таком варианте выгоды для бизнеса очевидны.

Фото: Pexels