Эксперты ИТ-компании внедрили в работу логистического оператора конфигурацию «Централизованный архив» для платформы «1С:Предприятие». Система обеспечивает не только хранение документов компании, но и быстрый доступ к ним.

Изначально хранение электронной и бумажной документации осуществлялось децентрализовано, в различных подразделениях и информационных системах компании. Такой подход усложнял поиск документов и формирование отчетности.

В новой системе предусмотрено автоматическое создание задач на поиск и добавление в электронный архив скан-копий при их отсутствии в момент запроса документов, а также возможность определения физического местонахождения документов на любом этапе их жизненного цикла. Кроме того, разработчики добавили инструмент для предоставления скан-копий по запросу сотрудника без непосредственного участия работников архива.

«Ускорение и упрощение документооборота способствует улучшению бизнес-процессов, в том числе, связанных со своевременным предоставлением отчетности. В результате модернизации процесса управления документацией мы получили систему для удобного хранения и использования информации. Сегодня наш Централизованный архив занимает более 75 терабайт и насчитывает порядка 400 млн документов», – делится заместитель генерального директора по развитию ГК «Деловые Линии» Дмитрий Хрущалев.

Добавим, в рамках проекта эксперты BIA Technologies сформировали для хранения основных видов документов обязательный процесс подготовки электронной копии, чтобы в Централизованный архив попадали только нужные сведения.

Информация о компаниях:

BIA Technologies – интегратор, разработчик ИТ-продуктов и сервисов: входит в рейтинг топ-100 крупнейших ИТ-компаний России (CNews, 2023 г.). С 2014 года компания реализует проекты цифровой трансформации транспортного сектора, входит в топ-10 крупнейших поставщиков систем управления складом (WMS) в России (TAdviser, 2023г.), а также в топ-10 крупнейших интеграторов решений 1С (TAdviser, 2023 г.). Имеет собственный Центр экспертизы в области Искусственного интеллекта и математической (комбинаторной) оптимизации бизнеса, предлагает клиентам решения с использованием инструментов имитационного моделирования, интегрированного планирования и BI.

ГК «Деловые Линии» — основана в 2001 году. География доставки более 90% населенных пунктов в России, а также Белоруссия, Казахстан, Киргизия, Армения, Китай, Восточная Азия и Европа. Лидер среди транспортных компаний по размеру собственного автопарка: насчитывает порядка 9 тыс. транспортных средств разной грузоподъемности. Осуществляет перевозку сборных грузов, транспортировку еврофурами, адресную доставку по городу и региону, а также предоставляет комплексные складские услуги. Сеть терминалов насчитывает 288 подразделений в 218 городах России. Крупнейший транспортно-логистический оператор в сегменте перевозки сборных грузов (свыше 26% рынка, Infranews). Стали лидерами по уровню цифровизации и вошли в топ-3 по скорости доставки (РБК, исследование «Российский рынок автомобильных грузоперевозок 2023»). Входит в перечень системообразующих организаций страны (Минтранс РФ). Трехкратный победитель в номинации «Коммерческий грузовой транспорт» Национальной премии «Грузовики и дороги». Трижды признаны «Надежным перевозчиком России» (2022, 2023 и 2024 гг.) согласно рейтингу Национального союза экспертов в сфере транспорта и логистики (СЭЛ) при поддержке Минтранса РФ.

Фото: ГК «Деловые Линии»