Электронный документооборот внедряют все ведущие компании. В ближайшем будущем фирмы без автоматизации бизнес-процессов будут проигрывать конкурентную борьбу. Как не отстать от прогресса, рассказал директор департамента постановки учетных систем компании «Альянс Консалтинг» Сергей Корякин.

— Как упростить жизнь себе и своим сотрудникам?

— Все уже привыкли жить с бумажными документами. Каждый шаг любого предприятия сопровождается оформлением той или иной бумаги. В итоге образуется бумажный вал, который может накрыть с головой. Многие компании понимают, что ситуацию надо менять. Сейчас, когда законодательство уже разрешает заменять бумажки на цифровые версии документов, логичнее и правильнее перейти на электронный документооборот.

— Не все к этому готовы. Например, довериться электронной подписи.

— Да, не все понимают, что это полноценная замена традиционной подписи. Это вещь тоже уникальная, персонализированная и выполняет те же самые функции. Но если раньше вы подписывали документы шариковой ручкой, то теперь флешкой через компьютер.

— То есть каких-то серьезных недостатков у электронных версий документов нет?

— Скорее масса достоинств. По сути, их очень сложно потерять в отличие от бумажек. Электронный документ легче проходит согласования. Обычные бумаги лежат у руководителя на столе в папочках «Входящие» и «Исходящие». Электронные документы нигде не залеживаются, пара кликов — и акцепт получен.

Флагманский продукт

— Какие системы сейчас на рынке самые востребованные?

— Очень хорошо сейчас развивает свои продукты российская компания «1С». Конечно, есть конкурирующие фирмы, в том числе западные, но системы «1С» максимально адаптированы под наши реалии. Комплекс «1С:Бухгалтерия» так и просто вне конкуренции. В свое время, когда уже создали систему «1С:Документооборот», они бросили большую часть сил на разработку крупных корпоративных систем, таких как «1С:ERP» и «1С:Управление холдингом». И на тот момент «1С:Документооборот» оказался эдаким если не младшим, то средним братом.
Но в последние два года «1С» активно занялась своим «Документооборотом» и вывела его на новый уровень. Для понимания: сейчас его внедряет такая крупная структура, как «Почта России», где предполагается 36 тысяч пользователей этой системы.

По факту завершения этого мегапроекта будет выпущена новая, функционально насыщенная версия продукта — «Документооборот 3.0». Наша команда по внедрению очень ждет его, потому что там анонсировано много интересных вещей.

Акцепт с телефона

— Что же такое «1С:Документооборот»?

— Тут, наверное, маркетологи немножко отстали, потому что она не совсем соответствует своему названию. Скорее, она его переросла. По сути, там давно есть не только сам документооборот, но и многие вещи, которые к нему относятся опосредованно, — управление проектами, мероприятиями, полноценный почтовый клиент. Причем он там не для галочки, как сервисная функция. Почта по сути является участником всех процессов. На основе письма от контрагента можно создать цепочку согласований, запустить бизнес-процесс. Я бы на месте «1С» эту систему как-либо переименовал, потому что там есть много блоков, о которых не все знают.

— А главное назначение системы?

— Она позволяет оптимизировать процессы движения всех внутренних, входящих и исходящих документов. Внутри крупных компаний документооборот достаточно серьезный. Это нормативные акты, распоряжения, регламенты работ, пользовательские инструкции и т. д. То есть множество бумаг, которыми обрастает любая компания. И правильное управление возможно с помощью качественного программного продукта. То есть эффективно развиваться, продолжая жить с бумажными документами, практически нереально в современном динамичном мире.

Соответственно, «1С:Документооборот» сейчас крайне популярный продукт. И его достаточно легко предлагать клиентам, потому что они понимают, для чего это нужно и что это дает. Тем более компаниям, которые столкнулись с частой утерей документов, с тем, что документы доставляются очень долго, с тем, что нет правильно выстроенных процессов обработки этих бумаг и они могут подолгу задерживаться на акцепции.

— Можете привести пример?

— Допустим, коммерческий директор находится в командировке — ему же не будут бумажки куда-то пересылать за границу, они будут ждать его на столе. А вот когда у него на телефоне стоит мобильное приложение, куда поступают задачи, то можно акцептовать эти документы прямо на ходу.

— Это же радикально ускоряет все процессы.

— Конечно. И он также может дистанционно подписать бумаги своей электронной подписью. Помимо роста скорости это позволяет правильнее выстроить все процессы.

Зайцы против черепах

— Бывает, что, когда компания приступает к автоматизации, начинают вскрываться неожиданные вещи?

— Такое часто происходит. Например, в ходе внутреннего исследования движения документов выявляются какие-то узкие места, нестыковки. И компания устраняет эти проблемы и становится эффективнее.

На предприятии N привыкли, что есть определенный срок прохождения бумаг по департаментам, например две недели. И тут вдруг после автоматизации выясняется, что на это нужно всего два часа.

Или возьмем работу архивов. Например, аудиторская компания запросила документы, архивариусы пошли их искать — и весь процесс затянулся на несколько дней. А в электронном виде документ найдется мгновенно и тут же будет отправлен. И то, на что раньше уходили дни, теперь занимает 15 минут. К слову, большинству проверяющих органов и не нужен бумажный оригинал.

Также у многих бумаг есть свой срок жизни, после которого их можно пропустить через шредер, и «1С:Документооборот» уведомит вас об этом.

— А какие еще есть уведомления?

— Самые разные. Например, один из блоков программы — это управление договорами. Его, кстати, наиболее часто внедряют, потому что для юристов специальных программных продуктов довольно мало. Пользуются им и бухгалтеры, и хозяйственники, когда закупают что-то по контрактам. Соответственно, когда договор с конечным сроком действия, то нужна пролонгация, а если договоров много, то это нужно отслеживать и вести какой-то реестр. А система сама вам напомнит об этом.

Найти слабое звено

— А как можно улучшить бизнес-процессы?

— Любой процесс можно представить в виде схемы. Она может быть простая или разветвленная, может быть с какими-то условиями, повторениями. Простой пример: отпуск сотрудника не согласован, и он возвращается на начальную итерацию, где его просят уточнить, почему даты расходятся с графиком. Если сотрудник дает корректное оправдание, то эта итерация проходит дальше. Это можно автоматизировать.

Процессы могут выглядеть как угодно, но чаще всего они так и остаются абстракцией. То есть в традиционной среде увидеть их сложно, а в «1С:Документооборот» очень легко.

И процесс можно не только увидеть, но и понять, в какой точке маршрута мы находимся, и исправить проблемные места. Например, идет задержка по движению товара. Почему? Вы можете отследить, что она происходит на этапе оприходования, потому что кладовщики Никулин, Вицин и Моргунов не справляются с работой. И тут можно принять решение — нанять им в помощь Шурика или уволить всех из-за некомпетентности.

Мне могут возразить, что бизнес-процессы как объект есть сейчас в составе практически любой системы «1С» на уровне платформы. Это так, но он внутри конфигуратора, то есть его необходимо настраивать при помощи программистов. У «1С:Документооборот» он выведен в режим пользователя. То есть практически любой сотрудник может сам создать схему бизнес-процесса. Для этого не нужно быть программистом. Это отличает данную систему от других.

— Но разве документооборота нет в «1С:ERP» и «1С:Управление холдингом»?

— Функционал «1С:Документооборот» по-прежнему уникален. Он не входит в состав крупных корпоративных продуктов. Разве что кроме «1С:Корпорации», но это очень дорогой комплекс. Чаще всего «1С:Документооборот» ставится отдельно. Причем он поддерживает бесшовную интеграцию, то есть возможность работать с функционалом одной системы, не выходя из другой.

А еще там есть система управления файлами. Некоторые не до конца понимают, чем они отличаются от документов. Документы — это что-то обязательно привязанное к дате — какое-то событие, хозяйственная операция, договор — и зачастую имеющее некую форму. Файл — это что угодно, например инструкция, презентация, видео. И управлять массивом файлов в этой среде очень удобно.

Время — деньги

— К кому лучше обращаться за внедрением?

— У «1С» разветвленная сеть партнеров. Могу сказать, что в контексте внедрения «1С:Документооборота» компетенции лучше у игроков среднего размера, потому что, повторюсь, это некий средний брат крупных корпоративных систем. Мы являемся одной из таких компаний, у нас подобралась очень хорошая команда, у которой много успешных кейсов. Мы регулярно проводим бесплатные семинары, куда можно записаться и узнать все нюансы внедрения.

— Вот приходит к вам клиент-ретроград и спрашивает: «Зачем мне все это? Где прибыль?»

— Перевести определенные показатели внедрения в деньги можно — например, посчитав уменьшение сроков и трудозатрат. Конкретный кейс: у московской компании были подрядчики на другом конце страны. И вот они отправляли им документы обычной почтой, те в ответ высылали документы с ошибками, им отправляли все назад на переделку. И подобные итерации занимали до полугода. После того как они полностью перевели все на электронный документооборот, сделав для подрядчиков отдельный личный кабинет, весь процесс сократился с нескольких месяцев до одного дня.

А представьте, что таких документов не один, а сотни. Экономия времени и ресурсов феноменальная.

Кроме того, бумажные документы теряются, а потерю электронного документа представить сложно. Плюс сохранение версий. Например, над проектом договора могут работать сразу несколько юристов.

— То есть был на предприятии хаос. Внедрили «1С:Документооборот» — и сразу порядок и дисциплина?

— А вот это уже опасное заблуждение. Если человеку, который не умеет водить, подарили автомобиль, это же не значит, что он до работы будет быстрее добираться. Скорее до первого столба. Хаос на предприятии нужно сначала разгрести. А потом уже проводить автоматизацию.

Отстать нельзя догнать

— А если начальник патологически боится хакеров?

— Электронную подпись подделать очень сложно, потому что там используется криптозащита. Например, при шифровании — тем ключом, которым зашифровали, нельзя расшифровать. Быстрее подделают росчерк пера на бумаге.

Помимо флешки с подписью есть дополнительные способы аутентификации. Во-первых, это стандартная пара «логин — пароль». Но те, кому нужно защититься лучше, могут начиная с 15-й платформы дополнительно для входа в систему использовать коды, получаемые пользователями по СМС. По желанию можно подключить и биометрическую идентификацию, например по отпечатку пальца или геометрии лица.

— Россиянам уже электронные паспорта обещают. Цифровизация повсюду. То есть лет через десять компания без подобной системы будет выглядеть как лошадь на автотрассе?

— Есть опасения, что таких останется немало. Хотя уже сейчас в крупных корпорациях не иметь систем цифрового документооборота считается дурным тоном. И они нередко даже отказываются иметь дело с поставщиками, которые работают по старинке.

— То есть жизнь заставит?

— Уже заставляет. И лучше быть в лидерах, чем в аутсайдерах.

Беседовал Николай Алексеев

Фото: пресс-служба ГК АКИГ